Privacy

Privacyreglement

Om er op toe te zien dat PsyValens zorgvuldig met de persoonsgegevens van haar betrokkenen omgaat, is er gekozen om dit privacyreglement op te stellen en een privacy statement op te stellen. Betrokkenen (cliënten en medewerkers van PsyValens) zijn de mensen van wie er persoonsgegevens verwerkt worden. In het privacyreglement van PsyValens is vastgesteld hoe de organisatie omgaat met de persoonlijke gegevens van haar betrokkenen.

Per 25 mei 2018 moet PsyValens voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (AVG). De wet staat vermeld op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl en www.privacy-regulation.eu/nl/index.htm. 

Door de AVG krijgen betrokkenen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. Hun privacyrechten worden namelijk versterkt en uitgebreid. Er kan hierbij gedacht worden aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar er zijn ook nieuwe AVG rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet PsyValens ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.

Ook kunnen betrokkenen bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) klachten indienen over de manier waarop PsyValens met hun gegevens omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.

Verwerking van persoonsgegevens

Onder de AVG mag PsyValens niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Er mogen bijvoorbeeld alleen ‘gewone’ persoonsgegevens (bijvoorbeeld: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer) verwerkt worden wanneer PsyValens de gegevensverwerking op minimaal 1 van de 6 grondslagen kan baseren. Eén van die grondslagen is toestemming van de betrokken persoon. De manier waarop PsyValens toestemming kan vragen aan de betrokken persoon moet voldoen aan een aantal specifieke eisen. Zo moeten betrokkenen geïnformeerd worden over het doel van elke verwerking waarvoor PsyValens toestemming vraagt. Ook hebben betrokkenen het recht om deze toestemming weer in te trekken.

De verwerking van ‘bijzondere’ persoonsgegevens (zoals gegevens over de gezondheid van cliënten bijvoorbeeld) is verboden, tenzij een cliënt bijvoorbeeld uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het verwerken van zijn/haar ‘bijzondere’ persoonsgegevens.

Verder heeft Psyvalens een verantwoordingsplicht. Deze plicht houdt in dat PsyValens moet kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Er moet bijvoorbeeld kunnen worden aangetoond dat er sprake is van een transparante verwerking van persoonsgegevens. Transparantie houdt in dat het voor de betrokkene duidelijk is dat zijn persoonsgegevens verzameld, gebruikt, geraadpleegd of op een andere manier verwerkt worden, waarom en door wie (recht op informatie). Persoonsgegevens mogen in de bedrijfsprocessen van PsyValens uitsluitend worden verwerkt door bevoegde werknemers wanneer en zolang als zij deze persoonsgegevens nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren.

Toestemming informatie aan derden

Alle medewerkers van PsyValens hebben geheimhoudingsplicht. Het intern verstrekken van hulpverleningsgegevens is uitsluitend toegestaan voor zover dit voor het uitvoeren van de taak noodzakelijk is, in het belang is van de voortgang van de hulpverlening en de administratieve afwikkeling daarvan.
Het extern verstrekken van persoonsgegevens vindt alleen plaats na toestemming van de betrokkene Bij elk informatie/overlegverzoek met derden wordt om toestemming aan de betrokkene gevraagd door middel van het toestemmingsformulier. Als een zorgmelding wordt gedaan, wordt de cliënt hierover geïnformeerd. Voor een zorgmelding is de toestemming van de cliënt niet vereist.

Algemeen en aanleg dossier cliënt

Wanneer de cliënt een gesprek heeft met een hulpverlener van PsyValens worden de persoonlijke gegevens verzameld en opgeslagen in een elektronisch/fysiek dossier. De hulpverleners verzamelen alleen die gegevens die nodig zijn om de cliënt zo goed mogelijk hulp te kunnen bieden. De gevraagde informatie bestaat uit:

• Intake denk om formulering
• Zorgovereenkomst
• Zorgplan
• Evaluatie 6 maanden
• melding incidenten formulier
• toestemmingsformulier (contact informatie/overlegverzoek derden)
• risico inventarisatie klant
• gegevens en afspraken verwijzer
• Eindrapportage
• Kopie zorgpas- polis blad
• Nummer identiteitsbewijs
• Indicatie/ beschikking
• Rapportages
• Post
• Psychologische rapporten  etc.

De cliënt wordt gevraagd om alle documenten goed te lezen en eventueel te ondertekenen.

Rechten

Het Privacyreglement is van toepassing op iedere betrokkene van PsyValens. In het reglement zijn de rechten kort beschreven:

Bestaande rechten:

• Recht op informatie: PsyValens is wettelijk verplicht informatie te geven aan betrokkenen van wie zij persoonsgegevens gebruiken. Zij moeten deze betrokkenen informeren welke gegevens zij gebruiken en met welk doel. Ook moeten zij informatie geven over hun identiteit (naam en adres van de organisatie) en of zij de gegevens aan andere organisaties verstrekken.
• Recht op inzage: betrokkenen hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens. Dat houdt in dat zij aan PsyValens mogen vragen of deze persoonsgegevens van hen heeft vastgelegd en zo ja, welke. Zij hoeven geen reden te geven voor een inzageverzoek.
• Recht op correctie en verwijdering: betrokkenen hebben het recht om correctie van hun persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat zij aan PsyValens mogen vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Als een cliënt het bijvoorbeeld niet eens is met één van de gegevens of verslagen in het dossier heeft de cliënt het recht om aanvullingen en/of opmerkingen toe te voegen aan het dossier. Conform het Privacyreglement moet dit verzoek schriftelijk worden ingediend. De cliënt heeft het recht om verwijdering van zijn/haar gegevens te vragen. Dit verzoek moet ook schriftelijk worden ingediend. Verwijdering zal binnen 4 weken gebeuren, tenzij het niet in het belang van de betreffende cliënt is. PsyValens geeft hiervan schriftelijk bericht.
• Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan PsyValens te vragen hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van verzet. Het is ten eerste van toepassing als PsyValens persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden. Ten tweede kan iemand ook om bijzondere persoonlijke redenen van het recht van verzet gebruikmaken.

AVG rechten:

• Recht op dataportabiliteit: het ‘recht om gegevens over te dragen’. Het houdt in dat betrokkenen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen betrokkenen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
• Recht op vergetelheid: dit recht houdt in dat PsyValens in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.
• Recht van bezwaar en recht op beperking van de verwerking: maakt een betrokkene bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet PsyValens stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij PsyValens dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Zo lang nog niet duidelijk is of deze gronden zwaarder wegen, mag PsyValens de gegevens niet verwerken (recht op beperking van de verwerking).

Bewaren van gegevens

De AVG geeft geen concrete bewaartermijn waar PsyValens zich aan moet houden. Wel mag PsyValens persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wat als een noodzakelijke termijn voor het doel van de gegevensverwerking wordt geacht, mag PsyValens zelf bepalen, zolang PsyValens kan verantwoorden waarom zij deze bewaartermijn voor de gegevens hanteert.

Het fysiek/elektronisch dossier wordt na beëindiging van de hulpverlening 15 jaar in een gesloten archief bewaard, daarna wordt het vernietigd, conform de daarvoor geldende regels. Wanneer er sprake is van (vermeend) seksueel misbruik mag het dossier langer bewaard worden.

Klacht indienen

Wanneer de betrokkene het niet eens is hoe PsyValens met vertrouwelijke gegevens omgaat of is omgegaan, kan een klacht worden indienen. De klachtenprocedure van PsyValens is hier te vinden.